Comment formuler un appel d'offres?

Comment rédiger un appel d’offres qui vous assure des propositions sur-mesure

Lancer un appel d’offres comporte 4 étapes, suivies d’une étape finale de revue et de validation de votre demande.

Ce guide vous fournit quelques explications et précisions afin de vous aider à compléter au mieux les formulaires proposés par notre plateforme en vue de publier votre demande et recueillir des propositions de travail qui correspondent à vos attentes.

1. Description de votre question

La première étape consiste à décrire votre dossier. C’est une étape cruciale pour assurer que votre avocat comprenne correctement et complètement votre demande, ce qui vous assurera des propositions adéquates. Un appel d’offres ne détaillant pas bien ou suffisamment une demande recevra des offres approximatives en nombre plus limité qu’un appel d’offre clair et complet. C’est dès une étape cruciale.

Commencez par choisir la ou les matières concernées par votre dossier. Cette précision est obligatoire et importante car seuls les avocats compétents dans la ou les matières que vous choisirez seront avertis de votre demande et pourront vous proposer leurs services. Si vous n’êtes pas certain de la matière concernée, une recherche par mot-clé est possible sur notre interface et vous proposera les différentes matières pour lesquelles le mot-clé choisi est pertinent. Si toutefois vous éprouvez encore des difficultés, n’hésitez pas à nous contacter à info@ulaw.be.

Ensuite, si votre dossier est de nature conflictuelle, il peut être utile de mentionner le nom de la partie adverse car votre avocat devra pouvoir vérifier qu’il n’est pas en conflit d’intérêt avec cette contrepartie ou avec vous.

Il vous sera ensuite demandé de donner un nom à votre dossier. Soyez bref et tentez de résumer votre demande en trois ou quatre mots maximum (par exemple : litige contre entrepreneur, conditions générales de vente, contrat de franchise). Ce titre est affiché sur notre interface sans anonymisation possible, de sorte que si vous indiquez votre nom, il sera visible par les avocats membres.

Vous aurez ensuite deux espaces disponibles pour décrire votre demande : un premier champ est prévu pour un résumé succinct qui est affiché avec le titre de votre dossier sur notre interface dédiée aux avocats. C’est un espace idéal pour donner quelques détails importants sur votre dossier (par exemple : « Je recherche un conseiller pour m’assister dans le cadre de la rédaction d’un contrat de franchise avec un partenaire étranger »).

Un champ supplémentaire est ensuite prévu pour donner tous les détails pertinents de votre dossier aux avocats.

C’est l’une des étapes les plus importantes de votre demande car au plus vous donnerez d’informations, au plus les avocats pourront vous formuler des propositions de services adaptées, précises. Prenez donc le temps nécessaire pour décrire tous les éléments qui vous semblent important en veillant toujours à bien préciser qui est concerné par la demande (une société, une personne physique, un groupement), quelle est la question qui se pose et les circonstances dans lesquelles cette question se pose. Ces sont des éléments fondamentaux qui méritent que vous vous arrêtiez quelques minutes.

Il vous est possible de fournir ces explications détaillées en annexant un document explicatif ou de compléter vos explications par des documents qui peuvent être ‘uploadés’ sur la plateforme.

N’oubliez pas d’indiquer une date limite à votre demande pour ne pas continuer à recevoir des offres alors que votre dossier est déjà pris en charge.

Enfin, il vous est possible de lancer votre appel d’offres de manière anonyme sur notre plateforme. Si vous optez pour un appel d’offres anonyme, vos données d’identification (nom, prénom, etc.) ne seront pas publiées sur notre interface et ne seront communiquées qu’après que vous ayez sélectionné un avocat, à cet avocat uniquement.

2. Choisissez votre type de budget

Deux possibilités vous sont offertes en ce qui concerne l’aspect budgétaire de votre dossier.

Vous pouvez opter pour un dossier à ‘budget ouvert’ ou à ‘budget défini’.

En choisissant l’option ‘budget ouvert’, il vous sera demandé d’indiquer quelles formules tarifaires vous acceptez (par exemple, forfait, taux horaire) mais vous ne fixerez dès lors pas de limite précise au budget de votre dossier qui sera estimé librement par les avocats soumissionnaires.

Au contraire, si vous souhaitez définir un budget fixe, optez pour ‘budget défini’. Il vous sera alors demandé à l’étape 4 de préciser le budget que vous entendez allouer à votre dossier.

3. Exigences supplémentaires

La troisième étape vous permet d’ajouter des conditions auxquelles vous souhaitez que votre avocat réponde.

Vous pouvez ainsi préciser une localité, la notation minimale que l’avocat doit avoir et exiger de ce dernier qu’il vous soumette, avec son offre, des informations complémentaires : cv détaillé, détail des expériences pertinentes ou encore une description de sa méthodologie et d’autres critères propres à certains types d’appels d’offres (e.g., marché public).

4. Modalités contractuelles

Les dernières informations qui vous sont demandées concernent les aspects financiers et pratiques de votre dossier.

Si vous avez opté pour un ‘budget ouvert’, vous devrez indiquer quelles formules tarifaires l’avocat peut vous proposer : un taux horaire, un forfait, un success fee.

Dans l’éventualité où vous avez choisi un ‘budget défini’, vous devrez d’abord choisir la méthode tarifaire que vous souhaitez voire appliquée (forfait, taux horaire, etc.) et en fonction de ce choix, notre plateforme vous demandera de préciser votre budget. En cas de taux horaire, vous devrez indiquer le taux que vous souhaitez proposer, si vous optez pour un forfait, vous devrez indiquer le montant de votre forfait, etc.

Il vous restera à indiquer les éventuelles étapes que vous souhaitez suivre pour votre dossier (Milestones). Votre avocat sera en tout état de cause amené à vous proposer des étapes pour votre dossier mais vous pouvez lui formuler votre propre proposition pour le guider dans son estimation de travail.

Il vous restera alors à indiquer, si vous le souhaitez, une date à laquelle votre dossier doit être terminé, ce qui aura de l’importance en cas de procédure prévoyant des délais stricts (par exemple : contrôle fiscal, appel en justice, etc.).

5. Revue et publication

La dernière étape consiste à revoir votre appel d’offres en vue de sa publication sur notre interface. Pour des raisons de sécurité, il n’est pas possible de revenir à une étape précise une fois que votre appel d’offres est résumé. Veillez donc à être précis à chaque étape de description de votre demande pour éviter de devoir recommencer toutes les étapes.

Une fois votre demande bien définie, il ne vous restera plus qu’à lancer votre appel d’offres. Vous serez averti par email à chaque fois qu’une offre de services vous est proposée par l’un de nos avocats membres.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question (info@ulaw.be).